Handbuch
So arbeiten Sie damit
Von der Einrichtung bis zur Rechnung, in der Reihenfolge, in der es im Betrieb vorkommt. Jedes Bild stammt aus der laufenden Vorführung – Sie können jeden Schritt dort gleich nachmachen.
Einrichten
Einmal am Anfang. Danach ändert sich hier nur noch, was sich im Betrieb ändert.
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Kategorien anlegen
Eine Kategorie bündelt, was gleich behandelt wird: „Teilintegrierte", „Wohnwagen", „Anhänger". Hier legen Sie fest, in welcher Einheit abgerechnet wird – Nächte, Tage oder Stunden –, wie lange mindestens gemietet werden muss, welches Mindestalter und welche Führerscheinklasse gilt. Alles davon lässt sich später beim einzelnen Fahrzeug überschreiben, wenn eines aus der Reihe fällt.
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Mietobjekte eintragen
Jedes Fahrzeug, Zimmer oder Gerät einmal anlegen: Name, Kategorie, Standort, Bilder, technische Daten, Kaution und Freikilometer. Was Sie hier eintragen, steht später auf der Website, im Mietvertrag und auf der Rechnung – Sie schreiben es genau einmal.
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Preise festlegen
Eine Preisliste je Saison oder Kundengruppe. Darin steht der Grundpreis je Einheit, dazu Staffeln nach Dauer – wer länger mietet, zahlt pro Nacht weniger. Preisregeln legen darüber, was zeitlich begrenzt gilt: Sommerzuschlag, Wochenendtarif, Messewoche.
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Regeln für Zuschläge
Eine Regel besteht aus einer Bedingung und einer Wirkung: „vom 1. Juli bis 31. August, alle Wohnmobile, plus 20 Prozent". Mehrere Regeln greifen nacheinander, und das Ergebnis steht dem Kunden aufgeschlüsselt vor Augen – ein Preis, den niemand nachvollziehen kann, führt zum Anruf.
Der Alltag
Was Sie täglich benutzen. Die Reihenfolge ist die eines Vorgangs: Anfrage, Bestätigung, Übergabe, Rückgabe, Rechnung.
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Buchungen im Blick
Die Reiter über der Liste sind die Fragen, die man morgens hat: Was ist neu reingekommen? Was läuft gerade? Was steht an? Die Zahl daneben sieht man ohne zu klicken – drei wartende Anfragen fallen so auf, bevor der Kunde anruft.
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Der Kalender
Dieselben Buchungen als Belegungsplan. Hier sehen Sie auf einen Blick, welches Fahrzeug wann frei ist, und können eine Buchung mit der Maus verschieben, wenn ein Kunde umdisponiert.
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Kunden
Angelegt wird ein Kunde von selbst, sobald er zum ersten Mal bucht. Hier stehen seine Buchungen, seine Rechnungen, sein Führerschein und Ihre Notizen zu ihm – auch die, die man am Telefon lieber vorher liest.
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Rechnungen
Entstehen aus der Buchung, nicht daneben. Anzahlung, Schlussrechnung, Gutschrift und Kautionsabrechnung hängen am selben Vorgang. Als E-Rechnung nach XRechnung oder ZUGFeRD, wenn Sie an Behörden oder Firmen vermieten.
Ihre Website
Der Teil, auf dem Ihre Kunden landen. Dieselbe Software – die Seite, die Sie gerade lesen, ist damit gebaut.
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Seiten selbst pflegen
Eine Seite besteht aus Abschnitten, die Sie hinzufügen und verschieben: Aufmacher, Text, Kacheln, Bilder. Kein HTML, keine Abstände, die verrutschen – die Bausteine können nur richtig aussehen.
Verwaltung
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Benutzer und Rechte
Wer darf was? Die Aushilfe soll Buchungen anlegen, aber keine Preise ändern; der Steuerberater soll Rechnungen sehen, aber keine Kundendaten. Rollen bündeln das, damit Sie es nicht für jeden einzeln festlegen.
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Module
Was Ihre Lizenz umfasst, sehen Sie hier – und was es sonst noch gibt. Ein Modul dazuzubuchen schaltet es frei, ohne dass jemand etwas installiert.
Ihre Wünsche
Das Wichtigste zum Schluss, weil es kein Randthema ist.
Was fehlt, wird gebaut
Fast alles, was Sie oben sehen, steht dort, weil ein Betrieb danach gefragt hat. Die stundenweise Abrechnung kam von einer Autovermietung, die Alternativvorschläge bei belegtem Termin von einem Wohnmobilvermieter, dem zu viele Anfragen an einem „nicht verfügbar" gestorben sind.
Kein Änderungsantrag
Rufen Sie an und beschreiben Sie, wie es bei Ihnen läuft. Wir sagen Ihnen, ob es geht, was es kostet und wann es da ist – und wenn es klein ist, ist es meist einfach dabei.
Ihre Daten kommen mit
Bestand, Kunden und laufende Buchungen übernehmen wir aus dem, was Sie heute benutzen. Auch aus Excel, auch aus einer Software, die es nicht mehr gibt.
Sie bleiben Herr Ihrer Daten
Alles lässt sich exportieren, jederzeit und vollständig. Eine Software, aus der man nicht wieder herauskommt, ist eine Falle und kein Werkzeug.
Fragen zum Handbuch?
Wenn etwas unklar ist, ist meist nicht die Erklärung schuld, sondern die Software. Sagen Sie es uns – dann ändern wir das Richtige.